Simple notebook hack for PhD students.

A produtividade dos últimos tempos deve-se, em parte, ao novo sistema de organização que encontrei. Depois de ter ouvido o audiobook Getting Things Done, do David Allen, depois de ter lido diversos sites sobre as forças e fraquezas deste sistema e depois de ter visto este blog, com tudo isto em mãos, organizei o meu próprio sistema. 

As listas de a fazer simples não me respondiam a uma questão importante: onde é que eu escrevo as coisas que quero e tenho que fazer mas que não são para já ou não me apetece fazer hoje...? E tenho uma grande necessidade de escrever tudo o que faço, desde as tarefas de trabalho até comprar fruta ou passear o cão. Isto tudo parecia-me uma grande salsada e não estava a compreender muito bem como integrar o que preciso de fazer já com os projectos para o futuro sem me esquecer de tudo pelo caminho. 

Comprei um caderno e usei aquelas etiquetas autocolantes às cores para o separar em secções. Os sistemas que tenho visto são um bocado complexos, têm muitas secções e números de referência e número sequenciais... demasiado! Separei o meu caderno em apenas três secções:

- A FAZER (início do caderno, etiqueta amarela)

- PROJECTOS (meio do caderno, etiqueta verde)

- CALENDÁRIO (fim do caderno, etiqueta vermelha)

O CALENDÁRIO é explicável rapidamente. É uma secção onde anoto, por mês, os prazos que tenho que cumprir. Revejo diariamente para estabelecer prioridades. É a mais macro das três divisões, aparentemente menos importante mas no fundo é o que me mantém localizada no tempo. 

O A FAZER diário sai directamente da secção PROJECTOS que, por sua vez, está subdividido em quantas partes me apeteça ou me dê jeito. Neste momento tenho:

1. Redacção do Capítulo I da tese

2. Working Paper

3. Artigo para revista

4. Outras publicações

5. Trabalho de campo

6. Tarefas doc várias

Cada projecto tem a data em que o anotei. Por baixo de cada um destes projectos há uma lista de tarefas que lhe estão associadas directamente e que podem ser tão específicas como "Fazer ficha de leitura do livro X" ou "Pensar num artigo para propor à revista Y". Vou acrescentando tarefas aos projectos sempre que se revele necessário.

Todos os dias elaboro um A FAZER, que sai directamente desta lista de tarefas associadas a cada projecto. Isto obriga-me a rever prioridades diariamente (porque tenho que ler todas as tarefas todos os dias ou, quanto muito, dia sim dia não) e a não me esquecer de nada, o que acontecia muito quando tinha só um papelinho diário. Além disso, ter um único caderno com todas as nossas tarefas ajuda muito a organizar o pensamento. Não é de admirar que todos os sites que ensinam a fazer estes cadernos sugiram que a primeira página seja de contactos para o caso de se perder, com recompensa monetária associada. Com o andar dos dias, começo a entender a importância que este caderno tem no meu trabalho, porque seria muito difícil agora recomeçar a pensar todos os projectos e todas as tarefas. 

Quando uma tarefa está completa risco da lista A FAZER e também da lista de tarefas do projecto a que pertence. E assim o caderno vai crescendo até terminar o espaço para os A FAZER, momento em que terei que comprar um caderno novo e passar os projectos e tarefas que não completei. Isto também é uma grande ajuda no que toca a compreender quanto tempo se demorou a fazer o quê, criando assim uma memória física do Doutoramento. 

Para as coisas do dia-a-dia - "duche" é uma que me aparece aqui de vez em quando e eu rio-me sozinha por ter que escrever "duche"... o que aconteceria? Federia se o alarme não tocasse? - utilizo o calendário do BlackBerry, que é bicho sem o qual já não sei viver. O iPhone é lindo, tem umas aplicações espectaculares, mas em termos de organização acho que está uns nós abaixo do BB. 

Da próxima explico também como uso o EndNote para bibliografia (e fichas de leitura! Tudo no mesmo sítio!) e o OneNote da Microsoft (que agora com o caderno uso cada vez menos, mas ainda vai dando muito jeito). Vocês têm os vossos sistemas de organização? O que acham deste? Por enquanto tem-me sido absolutamente precioso. 

Um grande agradecimento à Telma, que me pôs no caminho certo. És graaande!!